¿La IA sustituye la industria de los eventos presenciales?
- Ana Albarrán
- 24 sept 2024
- 3 Min. de lectura
Actualizado: 18 mar
Durante muchos años me ha tocado trabajar en empresas donde buscan potencializar sus ventas, su marca y sus negocios a través de eventos. Lamentablemente en muchos de los casos, esperan que ese impacto suceda solo y únicamente a través del evento persé, trayendo consigo mucha desilusión y desánimo si es que no sucede.
He llegado a la conclusión que esto es porque no se atreven a hacer un plan a la medida de consecutividad y 360° alrededor de la marca y sobretodo, involucrar desde un inicio al área de Eventos y Marketing en la gestión del evento, en lugar de hacer partícipe otras áreas que tienen un impacto diferente.
Crear eventos requiere mucha organización de por medio, que conlleva desde el aterrizaje del brief, la creación del concepto creativo, la homologación de solicitudes del cliente, el establecimiento del presupuesto, la búsqueda del venue ideal, confirmación de asistencia, creación del minuto a minuto del evento, el factor WOW, la retroalimentación del asistente, la medición de los KPI’s, entre otras cosas. Parece mucho trabajo ¿no?, pues si lo es, por ello, es importante contar con un equipo de apoyo que tenga constante comunicación y retroalimentación para poder así hacer una mancuerna correcta y de esta manera reducir tiempos de entrega, de presupuesto y la optimización de recursos, por ello la IA ha llegado para facilitarnos la vida.
La IA, llegó no solo para quedarse, sino también está transformando el método en que se planifican, organizan y realizan todo tipo de eventos, desde coffee breaks, lanzamientos, conferencias y exposiciones hasta conciertos y festivales.
Todos sabemos que desde que Starbucks llegó al mundo, la personalización tomó otro sentido para la experiencia del cliente. En el caso de los eventos, la optimización de los recursos y la logística es clave para ser elegidos como opción viable para las empresas y así organizar sus eventos.
Así que recuerda cómo aprovechar la IA al 100%:
1. Simplifica el proceso de inscripción y registro.
2. Optimiza la logística de confirmación de asistencia, recomendación, acceso y control.
3. Mejora la experiencia del asistente a través de métodos de pago útiles entre otros, se simplifican significativamente, ahorrando tiempo, recursos y costes operativos.
4. Asegúrate que todos los procesos tengan IA implicada para que el análisis de datos sea en tiempo real y más óptima.
APPS QUE FACILITAN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
1. Doodle. Una de las apps más sencillas y usadas para ponersede acuerdo en la fecha de un evento ya que dentro de sus funcionalidades, se sincroniza con diferentes calendarios(Google, Outlook, Yahoo…).
2. Pro Party Planner. Es una app que dispone de numerosas funcionalidades para hacer más sencilla la planificación de un evento. Por ejemplo, administra la lista de invitados, diseña cómo será el salón del evento organizado gracias al“mapas de asientos”, delega tareas, exporta datos a pdf, e incluso permite realizar una copia de seguridad de todos los datos de planificación y presupuesto.
3. Slack. Una app para comunicarse y trabajar en equipo.Funciona como una mensajería en tiempo real que permite compartir archivos de conversaciones uno-a-uno y/o en grupo.
4. Eventbrite Organizador: Te permite conocer los eventos que hay a tu alrededor, gestiona tu evento, tus entradas e incluso el pago de los boletos.
El éxito del evento no se asegura el mismo día en que ocurre, se construye desde que "se sueña, se planea, se ejecuta y se mide". Para poder medir la efectividad es crucial el establecimiento de KPI'S que nos aseguren la cuantificación del impacto deseado.
La llegada de la IA a la industria de los eventos, ha generado también muchas interrogantes sobre el impacto que tendrían en los eventos.
Como experta en eventos desde hace una década, sé que cualquier tendencia en el medio es importante estudiarla y analizarla antes de implementarla en nuestro trabajo ya que las consecuencias van desde ofrecer una amplia gama de beneficios pero también muchas interrogantes en su aplicación.
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