¿Qué tanto pueden asegurar la convocatoria de tus eventos?

¿Te ha pasado que pasas meses planeando un evento y al momento de empezar con la convocatoria no sale como lo esperabas?

Si en ocasiones te ha pasado que las personas que habían confirmado empiezan a desertar y no cumples con la meta de asistencia que tenías, quizá necesites hacer unos pasos antes para no caer en estos problemas.

Para ser sincero, para mí, la parte fundamental para la organización de los eventos es la CONVOCATORIA, su función principal es comunicar al público o invitados sobre tu evento, hacerlos parte de todo el proceso, emocionarlos, envolverlos con el look and feel del evento, informar de que se trata, la fecha, lugar, temas de interés, expositores o ponentes y datos generales como, horario, ventas de boletos, etc.

Es por ello, que debes tener en su mayoría, toda la información sobre tu evento poder compartir a tus posibles asistentes. No pasemos por alto que la gente debe sentirse identificada por los valores que distinguen a tu evento, deben generar este sentimiento de COMUNIDAD, pero también ASPIRACIONAL, de manera que sepan de lo que eres capaz de aportar con el evento y así poder tener una excelente asistencia.

La convocatoria puede respaldarse de diferentes herramientas, las mismas pueden ser internas o externas, dependiendo tu público a alcanzar. Ejemplo, si tu evento es interno, puedes utilizar la intranet, el correo electrónico, respaldarte de herramientas físicas como los acrílicos internos de la oficina, de los fondos de pantalla, y/o de mensajes en juntas presenciales por parte de las cabezas de área para reforzar la comunicación. Ahora bien, en el caso de la convocatoria para eventos externos, puedes usar redes sociales para publicar actualizaciones periódicas, compartir patrocinadores y comunicar el inicio del proceso de inscripción, entre otras cosas. 

En ambos casos, se recomienda crear contenido de calidad, como videos de menos de un minuto, que destaquen los beneficios del evento y motiven a los usuarios a postularse.

¿Qué puedo hacer para que mi convocatoria llegue a su público objetivo?

Segmentar: Conociendo muy bien mi público objetivo y conociendo sus intereses

Planificar: Estipular buenas fechas, horarios, que la agenda que no solo me convenga a mí, sino principalmente a los asistentes

Comunicar: De manera “masiva” en redes sociales. (segmentada según sea el caso)

Preveer: Conocer mi % de inasistencia, éste mismo puede rondar entre un 20% a un 40% dependiendo de varios factores.

Confirmar: Confirmar y confirmar.

---

Segmentación:

Saber quién va, por qué va, cuáles son sus intereses, adecuar mi evento a las posibilidades de mi audiencia. Desde saber si se mueve en carro o transporte público hasta saber qué tipo de comida acostumbra mi audiencia.

Como creador de eventos tenemos la responsabilidad de comunicarlo a nuestro cliente y estar conscientes que debemos estar preparados para cualquier eventualidad, sin embargo, mientras más le facilitas al asistente su participación, es más probable que acuda.

Planificar:

Cuando estés pensando en cómo difundir tu convocatoria, lo primero que tienes que hacer es definir el perfil de la audiencia que quieres que asista.

Para esto, puedes identificar características demográficas, intereses, necesidades y motivaciones.

Mientras mejor definas tu público objetivo, mejor será la comunicación y difusión de tu convocatoria.

Hagamos un ejemplo:

Imagínate una empresa del ramo del multi-nivel (Venta directa) que crea una convocatoria para su convención anual. Para llevar a cabo esta convocatoria, lo primero que hace esta empresa es definir el perfil de los asistentes. Para eso, crea las siguientes categorías: 

• Territorialidad: La iniciativa es capacitar a los asistentes que están en el campo.

• Postulantes: Las ponentes y temas deben de ser dirigidos a estrategias de ventas e impulsar su negocio.

• Madurez del proyecto: Deben de segmentar los temas, tanto para personas nuevas que van entrando al negocio, y así mismo para personas que ya tiene tiempo y darles mayores herramientas.

  
  

Cuando ya se tiene definido quiénes pueden postularse, llegó la hora de crear comunicaciones dirigidas a ese nicho o audiencia específica que queremos que sepa de la convocatoria.

Así, las comunicaciones estarán pensadas para encontrar ese perfil y hacer que las personas indicadas se postulen a la convocatoria.

Comunicar

Existen muchos canales de comunicación, como mencioné anteriormente, pueden ser internos o externos, sin embargo, los canales digitales suelen ser muy persuasivos y útiles para tener mayores y mejores alcances. Un primer camino es aprovechar las redes sociales, porque es un canal económico y que tiene un gran alcance.

Pero, ¿cómo maximizar el uso de las redes sociales en la difusión de tu convocatoria?

Contenido de calidad: Crea publicaciones atractivas y visualmente agradables que destaquen los beneficios de tu convocatoria y motiven a los usuarios a postular. Los videos de menos de un minuto son ideales.

Utiliza hashtags relevantes: Los hashtags ampliarán el alcance de tus publicaciones. Utiliza hashtags en tus mensajes para que tu contenido sea descubierto por personas interesadas en la temática de tu convocatoria.

Alianzas con influencers: Busca embajadores que tengan una audiencia relevante para tu convocatoria. Su respaldo aumentará significativamente la visibilidad y credibilidad de la convocatoria.

Interactúa con tu audiencia: Responde rápidamente a los comentarios, preguntas y mensajes privados. La interacción con los usuarios demuestra que te preocupas por su participación y te ayuda a construir una comunidad en torno a tu convocatoria.

Anuncios: Es una estrategia efectiva para difundir una convocatoria de manera específica y dirigida a una audiencia particular. Existen diversas plataformas de anuncios, como Google Ads, Facebook Ads, Instagram Ads o LinkedIn Ads. Elige aquella que se adapte mejor a tu audiencia y tipo de convocatoria.

¿Qué Redes Sociales usar?

Esta pregunta no tiene una respuesta única, ya que dependerá del tipo de convocatoria que se quiera difundir. Con TikTok e Instagram llegarás a públicos más masivos y juveniles. Con Linkedin, a audiencias “más de nicho”. Facebook puede ser una buena herramienta si quieres que tu convocatoria se conozca en el segmento +30 años.

Lo importante es definir bien en qué medio se quiere difundir una convocatoria, para asegurar que lleguen postulaciones de calidad. 

Lo anterior es importante porque hay que tener en cuenta que a mayor masividad suele haber una pérdida en el calce del perfil del postulante que queremos que llegue a la convocatoria. 

Algo adicional que puede apoyar a la CONVOCATORIA, es ofrecer un incentivo por asistir, esto apoyará a que tu comunicación sea llamativa y sepan que saber que podrán obtener, estos pueden ser: kit de bienvenida, ventas especiales, promociones, entrenamientos privados, regalos, sorteos o cualquier otra cosa que creas que puede motivar a los invitados a registrarse y asistir a tu evento.

Preveer

¿A qué nos referimos con preever? Pues bien, es muy sabido en el mundo de los eventos, que el % de inasistencia ronda entre un 20%-30%, pero la realidad es que nadie sabemos a ciencia cierta cuánta gente va a faltar, por lo que es importante tener un cálculo activamente revisado de cuánta gente pensamos que pueda faltar e invitar un % extra.

Es decir, si tu evento es en la ciudad y la mayoría de invitados vive lejano al punto de encuentro, además de incentivar su asistencia con un kit de bienvenida o algún descuento en tu producto, etc, es importante considerar que el % de inasistencia puede crecer, es por ello que es crucial elevar tus invitaciones un 15% - 20% para evitar que suba más la inasistencia.

Confirmar

Y último pero no menos importante, la confirmación y dar seguimiento a tus invitados después de haber realizado los puntos anteriores, es sumamente importante. Puedes hacer esto enviando correos electrónicos de seguimiento, haciendo llamadas telefónicas, enviando mensajes de texto o utilizando cualquier otro medio que creas conveniente. Además, asegúrate de enviar recordatorios unos días antes del evento para que los invitados recuerden la fecha y hora.

Al final de tu CONVOCATORIA, y es un punto adicional que tus asistentes a tu evento verán como un punto muy especial es agradecer a los asistentes por su presencia. Puedes enviarles un correo electrónico o una nota de agradecimiento personalizada para mostrar tu gratitud y fortalecer tu relación con ellos.

Como expertos en eventos, te podemos dar varios Tips para asegurar la CONVOCATORIA a tu evento, estamos seguros que dentro del proceso de planeación, este paso es crucial para aprovechar tus recursos y tener un feedback exitoso.

¡Trabajemos juntos!